Erasmus+ Audit erfolgreich durchlaufen

Im vergangenen Oktober durchlief die FH Bielefeld erfolgreich ein System- und Finanzaudit des Deutschen Akademischen Austauschdienstes (DAAD). Im Rahmen des Programms Erasmus+ hat die Europäische Kommission die Nationalen Agenturen (DAAD) dazu verpflichtet, diese Prüfungen an den teilnehmenden Hochschulen sowie den Mobilitätskonsortien durchzuführen.

Die Systemprüfung bezog sich hierbei auf das ERASMUS+ Mobilitätsprogramm für Studierende und Mitarbeiter*innen mit Partnerländern (außerhalb der EU), die Finanzprüfung auf den Abschlussbericht des ERASMUS+ Mobilitätsprogramms für Studierende und Mitarbeiter*innen mit Programmländern (innerhalb der EU).

Intensive Vorbereitung

Kolleg*innen des IO, des DII und des DIV haben sich seit der Ankündigung des Audits intensiv vorbereitet und unter anderem den „Erasmus+ Leitfaden für die Durchführung von Mobilitätsmaßnahmen durch Hochschulen und Mobilitätskonsortien“ durchgearbeitet, um zu überprüfen, dass alle notwendigen Informationen für alle Zielgruppen zur Verfügung stehen. Zur Vorbereitung wurde dem International Office (IO) zwei Monate vor dem Audittermin ein zehnseitiger Fragebogen zugesandt, der vor Beginn des Audits vollständig ausgefüllt an den DAAD zurückgesendet und während des Audits besprochen wurde.

Positives Feedback der Gutachter*innen

Das Audit bestand aus einem Treffen über Zoom an zwei Vormittagen. Im Rahmen des Systemaudits wurden u.a. Veröffentlichungen, die Dokumentation der Zuständigkeiten und Prozesse, die Berichte der „Outgoer“ sowie Auswertungen überprüft. Bestandteile der Finanzprüfung waren u.a. die Haushaltsüberwachungslisten, Aufenthaltsbestätigungen und Gefördertenberichte.

Die Gutachter*innen bescheinigten, dass fast alle notwendigen Vorgaben vollständig umgesetzt wurden. Es gab nur wenige Änderungsbedarfe und Verbesserungsvorschläge. Viele zusätzliche Maßnahmen des IO, z.B. im Bereich der Informationsbereitstellung, der Vorbereitung Studierender auf ihren Auslandsaufenthalt oder der Integration der „Incomer“ innerhalb der FH und Bielefeld, wurden lobend hervorgehoben und als „Best Practice Beispiele“ bezeichnet.

Text: International Office