Anleitungen und FAQs

E-Mail-Ordner Freigeben

Es besteht in Outlook die Möglichkeit, Ordner an andere Personen freizugeben und so Zugriff auf den Inhalt zu ermöglichen. Dies kann z.B. sinnvoll sein, wenn Sie Ihrer Urlaubsvertretung Zugriff auf bestimmte E-Mails ermöglichen wollen.


1. Um einen Ordner aus dem eigenen Postfach für andere Personen freigeben zu können, ist es im ersten Schritt notwendig, diesen das Recht Ordner sichtbar im eigenen Postfach sowie ggf. in den übergeordneten Hauptordnern der in Ihrem Postfach vorhanden Ordnerstruktur einzuräumen, da keine Vererbung von Rechten stattfindet.
Im folgenden Beispiel soll der Ordner "Freigabeorder 1" freigegeben werden. Dazu muss für die Berechtigten das Recht Ordner sichtbar im Ordner Freizugebende Ordner sowie auf der obersten Ebene des Postfachs vergeben werden.




2. Führen Sie dazu ein Rechtsklick auf das Postfach (oberste Hierarchieebene) durch und wählen Sie Ordnerberechtigungen.




3. Wechseln Sie in das Register Berechtigungen, Klicken Sie auf Hinzufügen…, es öffnet sich das Adressbuch, suchen Sie die Personen, die die Berechtigungen erhalten sollen und wählen Sie Hinzufügen. Klicken Sie auf OK.

4. Im nächsten Schritt wählen Sie für die eben gewählten Personen nur das Recht Ordner sichtbar aus und Klicken auf OK.




5. Führen sie dies -wie oben beschrieben- für alle weiteren Hauptordner der in Ihrem Postfach vorhanden Ordnerstruktur durch, soweit notwendig. Damit ist die generelle Sichtbarkeit des Postfachs für die zu berechtigenden Personen eingerichtet. Nun kann der Zugriff auf Ordner eingerichtet werden. Wählen Sie den freizugebenden Ordner, führen Sie einen Rechtsklick durch und wählen Sie Eigenschaften.




6. Im folgenden Fenster wechseln Sie zur Registerkarte Berechtigungen und Klicken dort auf Hinzufügen.




7. Suchen Sie erneut die Personen im Adressbuch, denen Sie die eine Ordnerfreigabe erteilen möchten und Klicken Sie auf OK.



 
8. Sie können nun über das Dropdown-Menü Berechtigungsstufe eine Sammlung von Rechten auswählen. Durch die Auswahl aktiviert Outlook die Rechte in den Bereichen Lesen, Schreiben, Elemente und Sonstiges. Sie können diese Rechte auch manuell aktivieren. Outlook passt in diesem Fall die Anzeige der Berechtigungsstufe automatisch an. Um jemandem z.B. Zugriff auf den Ordner zu gewähren, um E-Mails zu sehen, muss mindestens die Stufe „Prüfer“ gewählt werden. Passen Sie die Rechte nach ihren Bedürfnissen an.

Hinweis: Ändern Sie nicht die Rechte der voreingestellten Benutzer Anonym und Standard.



9. Die berechtigten Personen können nun auf den freigegebenen Ordner zugreifen.