Anleitungen und FAQs

Freigeben von Kalendern

Sie können einen oder mehrere Kalender an andere Personen innerhalb der Hochschule freigeben, um z.B. gemeinsame Kalender für Arbeitsgruppen oder Abteilungen zu pflegen. Wenn Sie eine oder mehrere andere Personen auf einen Ihrer Kalender berechtigen möchten, wählen Sie zuerst in Outlook den Kalender aus, den Sie freigeben möchten. Dafür stehen entweder der eigene Hauptkalender des Postfaches ( ab 1) ) zur Verfügung oder ein im Nachhinein erstellter Unterkalender (ab 7) ).

 

Freigabeberechtigungen für den Hauptkalender "Kalender" eines Postfachs

1) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewählten Kalender und wählen Sie Eigenschaften aus.




2) Klicken Sie als nächstes auf Berechtigungen, dann sehen Sie die Berechtigungen, die standardmäßig auf Ihren Kalender von Exchange eingerichtet wurden. Klicken Sie jetzt auf Hinzufügen.




3) Es öffnet sich ein neues Fenster mit dem globalen Adressbuch. Wählen Sie die Person aus, die sie auf Ihren Kalender berechtigen möchten und klicken auf Hinzufügen und anschließend OK.



4) Damit die Person in der Lage ist, sich Ihren Kalender in Outlook hinzuzufügen, wählen Sie bitte die Option Ordner sichtbar.




5) Alle weiteren Berechtigungen können Sie entweder selbst wählen oder klicken Sie auf Berechtigungsstufe und wählen eine Berechtigungsstufe entsprechend aus.




6) Eine detaillierte Beschreibung der Berechtigungsstufen finden Sie in der Onlinehilfe zu Outlook.
Die Freigabe ist nun erfolgt, die Berechtigten können den Kalender nun abonnieren.

 

Assistent zur Kalenderfreigabe von Unterkalendern

7) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewählten Kalender und wählen Sie Freigeben > Kalender freigeben aus.




8) Es öffnet sich eine Fenster für eine neue E-Mail, tragen Sie im An-Feld die E-Mail-Adressen der Person ein, die Zugriff auf den Kalender erhalten soll. Wählen Sie die Adresse unbendingt aus dem hochschulweiten Adressbuch aus und verwenden Sie nicht die automatische Adressvervollständigung von Outlook. Soll die Person den Kalender auch bearbeiten können, wählen Sie die Option Empfänger können Elemente in Ordnern[...] aus.




9) Über die Schaltfläche Senden wird die E-Mail an die gewählten Empfänger gesendet, diese können den Kalender über einen Link in der E-Mail in Outlook einbinden.