Um welche Art Veranstaltung geht es hier?
Hierbei handelt es sich um Veranstaltungen, die von Dritten, nicht mit der Hochschule verbundenen Institutionen, Vereinen, Verbänden oder auch Einzelpersonen in den Räumen der Hochschule Bielefeld durchgeführt werden sollen.
An wen wende ich mich, wenn ich eine Veranstaltung an der Hochschule Bielefeld plane?
Zu allen Fragen rund um die Planung Ihrer Veranstaltung in den Räumen der Hochschule Bielefeld steht Ihnen die Veranstaltungsorganisation des Ressorts Hochschulkommunikation zur Verfügung.
Bis wann muss ich die Räume der Hochschule Bielefeld für meine Veranstaltung anfragen?
Die Räume sollten spätestens vier Wochen vor dem geplanten Termin angefragt werden. Bei Veranstaltungen ab 450 Personen sind die Räume sechs Monate vor dem geplanten Termin anzufragen. Generell sollten die Räume so früh wie möglich durch den*die Veranstalter*in angefragt werden.
Wie kann ich einen Raum der Hochschule Bielefeld anfragen bzw. reservieren?
Die Anfrage bzw. Reservierung von Räumen erfolgt über ein Online-Anmeldeformular. Die Anfrage wird nach Eingang zeitnah bearbeitet und eine Bestätigung per E-Mail verschickt. Sollten die angefragten Räume nicht verfügbar sein, so erhält der*die Veranstalter*in auch hierzu eine Benachrichtigung.
Wo kann ich eine Fläche für einen Informationsstand oder eine Ausstellung anfragen?
Eine Fläche für einen Informationsstand oder eine Ausstellung können Sie über das Online-Anmeldeformular anfragen. Die Anfrage wird nach Eingang zeitnah bearbeitet und eine Bestätigung per E-Mail verschickt. Sollten die Flächen nicht verfügbar sein, so erhält der*die Veranstalter*in auch hierzu eine Benachrichtigung.
Welche Kosten muss ich für die Raummiete, Technik, Reinigung etc. einkalkulieren?
Das Nutzungsentgelt (Raummiete und Nebenkosten) für die Überlassung von Räumen der Hochschule Bielefeld ist abhängig von der Größe der genutzten Fläche, der Dauer und der Art der Veranstaltung. Das Dezernat Gebäudemanagement erstellt für Sie nach Anmeldung und Bestätigung der Veranstaltung ein Angebot.
Wie sind die Hörsäle und der Konferenzbereich im HSBI-Hauptgebäude auf dem Campus Bielefeld technisch ausgestattet?
Der Konferenzbereich und alle Hörsäle verfügen über ein Medienpult mit Medienanschlussfeld (USB, HDMI, VGA, Klinkenstecker) und fest installiertem PC-System. Ein Hand-, Pult-, Krawattenmikrofon und Headset, HD-Projektoren im 16:10 Format, festinstallierte Leinwände und Soundanlagen gehören ebenfalls zur Standardausstattung.
Kann ich Stellwände oder Aufsteller für meine Veranstaltung leihen?
Sollten Sie für Ihre Veranstaltung Stellwände oder Aufsteller („Kundenstopper“) benötigen, dann können Sie diese bei der Veranstaltungsorganisation des Ressorts Hochschulkommunikation anfragen.
Wo finde ich Anfahrts- und Gebäudepläne?
Lagepläne der Standorte Bielefeld, Minden und Gütersloh und Informationen zu den Verkehrsanbindungen unserer Standorte finden Sie hier.
Gibt es Parkmöglichkeiten an den Standorten der Hochschule Bielefeld?
Im Hauptgebäude der Hochschule Bielefeld auf dem Campus Bielefeld gibt es eine Tiefgarage mit insgesamt 1.040 PKW-Stellplätzen. Das Parken auf den Außenflächen ist nicht gestattet.
An den Standorten Minden, Gütersloh und Lampingstraße gibt es auf den Außenflächen eine begrenzte Anzahl an Parkplätzen. Genauere Infos hierzu können Sie den Lageplänen entnehmen.
An wen kann ich mich bei Fragen zu den Themen Hotelkontingent oder Rahmenprogramm wenden?
Bei der Organisation von Hotelkontingenten oder einem passenden Rahmenprogramm steht Ihnen das Kongressbüro der Bielefeld Marketing GmbH beratend zur Seite.
Um welche Veranstaltungen geht es hier?
Hierbei handelt es sich um alle hochschulinternen Veranstaltungen, die zusätzlich zum eigentlichen Hochschulbetrieb bzw. Lehrbetrieb angeboten werden, wie zum Beispiel Tagungen, Konferenzen, Kongresse, Empfänge, Symposien, Workshops.
Warum muss ich meine Veranstaltung anmelden?
Um dem Präsidium der Hochschule Bielefeld einen Überblick über die Veranstaltungen an der Hochschule Bielefeld zu ermöglichen ist es erforderlich, dass die Veranstaltungen per Anmeldeformular erfasst werden (dieses ist nicht mit einer Raumbuchung gleichzusetzen).
Die frühzeitige Erfassung der Veranstaltungen bietet zudem auch die Möglichkeit, den*die Veranstalter*in auf Termine hinzuweisen, die am selben Tag stattfinden (um evtl. nach Ausweichterminen zu schauen).
Weitere Informationen zur Anmeldung von Veranstaltungen finden Sie in der dafür vorgesehenen Richtlinie.
An wen wende ich mich, wenn ich eine Veranstaltung an der Hochschule Bielefeld plane?
Für erste Fragen bei der Planung einer Veranstaltung steht Ihnen die Veranstaltungsorganisation des Ressorts Hochschulkommunikation beratend zur Seite. Bei Veranstaltungen mit einer Personenzahl von mehr als 300 Personen und einer umfangreichen Flächen- und Raumnutzung ist eine Beratung empfehlenswert.
Wann muss ich meine Veranstaltung spätestens angemeldet haben?
Die Veranstaltung sollte spätestens vier Wochen vor dem geplanten Termin angemeldet werden. Bei Veranstaltungen ab 450 Personen ist die Veranstaltung sechs Monate vor dem geplanten Termin anzumelden. Generell sollte eine Veranstaltung so früh wie möglich durch den*die Veranstalter*in angemeldet werden.
Wie melde ich meine Veranstaltung an?
Die Anmeldung der Veranstaltung erfolgt über ein Online-Anmeldeformular. Die Anmeldung der Veranstaltung wird nach Eingang zeitnah bearbeitet und eine Bestätigung per E-Mail an den*die Veranstalter*in verschickt.
Wie kann ich einen Raum für meine Veranstaltung reservieren?
Der Konferenzbereich wird durch das Dezernat Gebäudemanagement verwaltet. Eine direkte Anfrage kann ausschließlich über das Online-Anmeldeformular erfolgen.
Die Reservierung des Audimax, der Hörsäle und Seminarräume im Hauptgebäude der Hochschule Bielefeld auf dem Campus Bielefeld werden durch die Fachbereiche vorgenommen. Eine Information zu den verschiedenen Ansprechpartner*innen kann Ihnen das Dezernat Gebäudemanagement erteilen.
Die Reservierung von Räumen an den Standorten Minden, Gütersloh und Lampingstraße werden bei interner Nutzung am Standort selbst vorgenommen.
Wo kann ich einen Informationsstand oder eine Ausstellung anmelden bzw. eine geeignete Fläche buchen?
Einen Informationsstand oder eine Ausstellung können Sie über das Online-Anmeldeformular anmelden und gleichzeitig die Verfügbarkeit der Flächen anfragen.
Welche Kosten muss ich für die Raummiete, Technik, Reinigung etc. einplanen?
Das Nutzungsentgelt (Raummiete und Nebenkosten) für die Überlassung von Räumen der Hochschule Bielefeld ist abhängig von der Größe der Fläche, der Dauer und Art der Veranstaltung. Das Dezernat Gebäudemanagement erstellt für Sie nach Anmeldung und Bestätigung der Veranstaltung ein Angebot.
Wie sind die Hörsäle und der Konferenzbereich im Hauptgebäude auf dem Campus Bielefeld technisch ausgestattet?
Der Konferenzbereich und alle Hörsäle verfügen über ein Medienpult mit Medienanschlussfeld (USB, HDMI, VGA, Klinkenstecker) und fest installiertem PC-System. Ein Hand-, Pult-, Krawattenmikrofon und Headset, HD-Projektoren im 16:10 Format, festinstallierte Leinwände und Soundanlagen gehören ebenfalls zur Standardausstattung.
Bei weiteren Fragen zur technischen Ausstattung können Sie sich an den IT-ServiceDesk der Datenverabeitungszentrale wenden.
Wo kann ich Roll-Ups oder ähnliches für meine Veranstaltung ausleihen?
Woher bekomme ich Pinnwände für meine Veranstaltung?
Die Pinnwände können Sie bei den jeweiligen Büroleitungen Ihres Fachbereichs bzw. Ihrer Einrichtung anfragen. Sind in den Fachbereichen und Einrichtungen der Hochschule Bielefeld keine Pinnwände verfügbar, können Sie eine begrenzte Menge beim FM-Servicedesk des Dezernats Gebäudemanagement anfragen.
Wo finde ich Tagungsmappen, Give-Aways oder andere Werbemittel für meine Veranstaltung?
Eine Übersicht über alle verfügbaren Artikel finden Sie im HSBI-Shop. Die Bestellung ist ausschließlich online möglich. Bitte planen Sie eine Lieferzeit von mindestens 5 Werktagen ein.
Wer unterstützt mich bei der Gestaltung von Druckprodukten (z.B. Flyer)?
Beratung zu allen gestalterischen Fragen und zum Corporate Design bekommen Sie vom Ressort Hochschulkommunikation.
Wie und wo kann ich meine Veranstaltung öffentlich ankündigen?
Wenn Sie Ihre Veranstaltung öffentlich ankündigen möchten, z.B. um Teilnehmer*innen für eine Tagung zu gewinnen, stehen neben der persönlichen Einladung Ihrer Gäste verschiedene Kanäle zur Verfügung.
Sie können mit Aushängen auf die Veranstaltung hinweisen. Bitte beachten Sie die Richtlinie für Aushangflächen, Plakatierung und Werbung an der Hochschule Bielefeld (Amtliche Bekanntmachungen der FH Bielefeld Nr. 36/2016, S. 488-490).
Über den für Ihren Fachbereich oder Ihre Einrichtung zuständigen Bereichsadministrator kann die Veranstaltung im zentralen Terminkalender der HSBI eingetragen werden, so dass diese auf der Website im Veranstaltungskalender erscheint. Über die Veröffentlichung entscheidet das Ressort Hochschulkommunikation.
Veranstaltungen, die sich v.a. an Studierende verschiedener Fachbereiche richten, können auf der Facebook-Seite der HSBI angekündigt werden. Über die Veröffentlichung entscheidet das Ressort Hochschulkommunikation. Bitte senden Sie die Informationen zu Ihrer Veranstaltung an das Ressort Hochschulkommunikation.
Veranstaltungen, die sich v.a. an Studierende verschiedener Fachbereiche richten, können im Hauptgebäude auf der linken Beamer-Projektionsfläche zwischen Information und Cafeteria angezeigtwerden. Über die Veröffentlichung entscheidet das Ressort Hochschulkommunikation. Bitte senden Sie die Informationen zu Ihrer Veranstaltung an das Ressort Hochschulkommunikation.
Findet die Veranstaltung im HSBI-Hauptgebäude statt und werden externe Gäste erwartet, kann diese am Tag der Veranstaltung auf der rechten Beamer-Projektionsfläche über der Information angekündigt werden. Über die Veröffentlichung entscheidet das Ressort Hochschulkommunikation. Bitte senden Sie die Informationen zu Ihrer Veranstaltung an das Ressort Hochschulkommunikation.
Bei großen Veranstaltungen kann ggf. auch im Vorfeld die Presse informiert werden. Dazu berät das Ressort Hochschulkommunikation.
Woher bekomme ich ein Catering für meine Veranstaltung?
Bei Fragen rund um das Thema Catering steht Ihnen z. B. das Studierendenwerk Bielefeld beratend zur Seite.
Selbstverständlich können Sie auch Angebote bei anderen Caterern einholen.
Bitte beachten Sie, dass in den Räumen der Hochschule Bielefeld „Live Cooking“ oder ähnliches auf Grund der Brandschutzbestimmungen untersagt ist.
Wo finde ich Anfahrts- und Gebäudepläne?
Lagepläne der Standorte Bielefeld, Minden und Gütersloh und Informationen zu den Verkehrsanbindungen unserer Standorte finden Sie hier.
Gibt es Parkmöglichkeiten an den Standorten der HSBI?
Im Hauptgebäude der Hochschule Bielefeld auf dem Campus Bielefeld gibt es eine Tiefgarage mit insgesamt 1.040 PKW-Stellplätzen. Das Parken auf den Außenflächen, also auf dem Vorplatz, ist nicht gestattet.
An den Standorten Minden, Gütersloh und Lampingstraße gibt es auf den Außenflächen eine begrenzte Anzahl an Parkplätzen. Genauere Infos hierzu können Sie den Lageplänen entnehmen.
An wen kann ich mich bei Fragen zu den Themen Hotelkontingent oder Rahmenprogramm wenden?
