Hochschulweites Prozessmanagement

Die Hochschule Bielefeld etabliert ein hochschulweites Prozessmanagement. Ziel ist es,

• die Transparenz über Zuständigkeiten und Abläufe zu erhöhen,
• die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation zu erleichtern sowie
• Arbeitsschritte zu harmonisieren und Geschäftsprozesse zu optimieren.

Auf diese Weise soll die Service- und Nutzerorientierung an der HSBI gestärkt werden.

Bestandteile des Prozessmanagements

Das hochschulweite Prozessmanagement umfasst vier Elemente:

1. HSBI-Prozessnavigator: Der Prozessnavigator bietet allen Beschäftigten einen nutzerorientierten, komfortablen Zugang zu den Prozessen der Hochschule. Ziel ist es, Alltagsunterstützung für Beschäftigte zu bieten und den Aufwand für verwaltungsbezogene Aufgaben zu minimieren, um Freiräume für die Kernaufgaben in Lehre, Forschung, Transfer, Leitung und Service zu schaffen. Das Portal schafft Transparenz über die Prozesse der Hochschule, fördert das Wissensmanagement und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und unterstützt das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen.
2. Werkzeugkasten Prozessmanagement: Der Werkzeugkasten Prozessmanagement umfasst hochschulweit gültige Zuständigkeiten und standardisierte Abläufe für das Prozessmanagement und die Weiterentwicklung von Prozessen an der HSBI. Außerdem stellt er Eckpunkte für die Gestaltung von Prozessen an der HSBI bereit, die als Orientierungspunkte beim Aufsetzen neuer Prozesse und bei der Optimierung bestehender Prozesse fungieren.
3. Begleitung von Prozessvorhaben: Das Team Prozessmanagement begleitet als zentrale Servicestruktur Vorhaben zur Weiterentwicklung von Prozessen, über die Phasen von Aufnahme, Optimierung und Implementierung hinweg, oder vermittelt den Prozessverantwortlichen und -beteiligten hierfür bei Bedarf externe Unterstützung. Grundlage für die Konzeption und Umsetzung der Vorhaben bilden die Tools des Werkzeugkastens Prozessmanagement.
4. Netzwerkbildung und Kompetenzentwicklung: Das Team Prozessmanagement vernetzt und unterstützt Kolleg:innen, die in verschiedenen Organisationseinheiten der HSBI mit Aufgaben des Prozessmanagements betraut sind und organisiert Fortbildungen zu Themen des Prozessmanagements.

Steuerungsgruppe

Die Etablierung des hochschulweiten Prozessmanagements wird durch eine Steuerungsgruppe begleitet und unterstützt. 

Mitglieder der Steuerungsgruppe sind

• Prof. Dr. Ingeborg Schramm-Wölk, Präsidentin
• Prof. Dr. Michaela Hoke, Vizepräsidentin für Wirtschafts- und Personalverwaltung
• Prof. Dr. Ulrich Schäfermeier, Vizepräsident für Studium und Lehre
• Prof. Dr. Michael Stricker, Sprecher der Fachbereichskonferenz
• Simone Darnauer, Leitung Dezernat Planung, Controlling, Qualitätsmanagement
• Oliver Scheele, Leitung Dezernat Personal und Organisation