Management hochschulweiter Projekte und Prozesse

Wie viele andere Hochschulen verzeichnet auch die Hochschule Bielefeld einen merklichen Zuwachs hochschulweiter, projektförmiger Vorhaben. Gemeinsam ist diesen Projekten, dass sie

• einen Beitrag zur Hochschul- und Organisationsentwicklung leisten,
• eine Zusammenarbeit über die Grenzen einzelner Organisationseinheiten (und z.T. auch über Hochschulgrenzen) hinweg erfordern,
• in vielen Fällen einen Digitalisierungsbezug aufweisen,
• wechselseitige Interdependenzen beinhalten, die bei der Projektdurchführung berücksichtigt werden sollten sowie
• häufig auch nach Projektende bei bzw. nach Übergang in den Regelbetrieb Ressourcenbedarfe generieren.

Das hochschulweite Projekt- und Prozessmanagement befasst sich mit der Weiterentwicklung von Konzepten und Vorgehensweisen zur Qualitätssicherung sowohl für einzelne Projekte als auch für das hochschulische Multiprojektmanagement. Letzteres meint die übergreifende Planung, Steuerung und Koordination der Projekte an der HSBI.

Außerdem bietet es Unterstützung für Projektverantwortliche hochschulweiter Vorhaben an der HSBI in allen Projektphasen an. Die Unterstützung kann in der Durchführung von Beratungsgesprächen sowie in der Moderation ausgewählter Workshops und Termine innerhalb der Projekte selbst bestehen. Themen- und Fragestellungen können dabei u. a. sein:

• Klärung der Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt
• Festlegung und Operationalisierung von Projektzielen
• Stakeholderanalyse und Entwicklung eines Kommunikationskonzepts
• Gestaltung des Projekt-Kick-offs
• Projektplanung
• Risikoanalyse und -management
• Durchführung von Anforderungs- und Prozessanalysen
• Umgang mit schwierigen Situationen im Projekt und Konfliktmanagement
• Projektabschluss und Lessons Learned

Angesichts von Herausforderungen wie Globalisierung, Digitalisierung, steigender Heterogenität der Zielgruppen sowie wachsendem Wettbewerb setzt auch die HSBI auf eine Stärkung der Prozessorientierung.

Das Prozessmanagement der HSBI soll

• die Wandlungsfähigkeit und Nutzerorientierung der Hochschule fördern,
• dabei helfen, Prozesse in Verwaltung und Fachbereichen so zu gestalten, dass sich verändernde und dynamische Anforderungen flexibel berücksichtigt werden können,
• Abläufe und Zuständigkeiten für alle Prozessbeteiligten transparent machen und diese bei der Prozessdurchführung unterstützen sowie
• die Zusammenarbeit und das Zusammenspiel verschiedener Bereiche und Organisationseinheiten fördern und erleichtern.

Das hochschulweite Projekt- und Prozessmanagement entwickelt die Konzepte und Vorgehensweisen für das Prozessmanagement weiter, führt gemeinsam mit den beteiligten Organisationseinheiten Projekte zur Aufnahme, Analyse und Weiterentwicklung von Prozessen durch und berät die Hochschulangehörigen bei allen Fragen rund um die Aufnahme, Analyse und Optimierung von Prozessen.