Datenschutzinformationen für die Absolvent*innenbefragung der HSBI im Rahmen des Kooperationsprojektes Absolventenstudien (KOAB)

Mit dieser Datenschutzinformation kommt die Hochschule Bielefeld – University of Applied Sciences and Arts (HSBI) für die Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach. Hinsichtlich der weiteren verwendeten Begriffe, „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.

1. Name und Anschrift der Verantwortlichen

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die HSBI, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch die Präsidentin Frau Prof. Dr. Schramm-Wölk.

HSBI, Die Präsidentin   
Interaktion 1
33619 Bielefeld
Telefon +49.521.106-01   
www.hsbi.de

Bei inhaltlichen Rückfragen zum Projekt wenden Sie sich bitte direkt an die fachliche Ansprechpartnerin: Melanie Melz

Datenschutzbeauftragte der HSBI:
E-Mail: datenschutzbeauftragte@hsbi.de
Telefon: +49.521.7743
www.hsbi.de/datenschutzbeauftragte

2. Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke

Im Rahmen der Teilnahme am Kooperationsprojekt Absolventenstudien (KOAB) werden folgende personenbezogene Datenarten von Ihnen zu folgenden Zwecken erhoben bzw. verarbeitet:

1. Für den Versand der Einladungen und Erinnerungen: Name, Anschrift, Mail-Adresse, Studiengang.
2. Für die Repräsentativitäts- und Plausibilisierungsprüfung: Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Fachbereich und Studiengang, Abschlussart, Abschlussnote und Prüfungssemester, Fachsemester bzw. Hochschulsemester.
3. Für die Verlosung und den Versand eines Ergebnisberichtes: Name, Mailadresse, Bei Gewinn: Lieferadresse für den Versand des Gewinns.

Damit die Befragung bestmöglich auf die Zielgruppe zugeschnitten werden kann und unnötige Dateneingaben erspart bleiben, hat die HSBI eine Liste mit allen im Prüfungsjahrgang erfolgten Abschlüssen an das Institut für angewandte Statistik (ISTAT) übermittelt. Die Liste enthält gleichsam Daten für die Repräsentativitäts- und Plausibilisierungsprüfung. Diese Liste ist mit dem für den Zugriff auf den Fragebogen benötigten, individuellen Zugangscode verknüpft und enthält die unter 2. genannten Daten, jedoch keine! Namen, Adressen oder Matrikelnummern. Die Informationen zu Abschlussart und Studienfächern des abgeschlossenen Studiengangs werden über den Zugangscode automatisch in die Befragung eingetragen. Das ISTAT hat somit die Möglichkeit, Zugangscodes mit den Antworten der Befragten zu verbinden, ohne diese aber mit dem Namen, Adressen oder Matrikelnummern verbinden zu können. Der Datensatz mit den Befragungsergebnissen, den die Hochschule Bielefeld vom ISTAT erhält, enthält dagegen keine Zugangscodes, so dass auch hier keine Verknüpfung mit Namen, Adressen und Matrikelnummern möglich ist. Der Datensatz wird im Dezernat Planung, Controlling und Qualitätsmanagement der HSBI ausgewertet. Dabei werden keine Rückschlüsse auf einzelne Personen gezogen. Um dies sicherzustellen, werden nur dann Auswertungen durchgeführt, wenn mindestens sechs Fälle vorhanden sind. Sollten z.B. in einem Studiengang nur fünf oder weniger Frauen an der Studie teilgenommen haben, so werden keine geschlechtsspezifischen Auswertungen berechnet. Dies gilt für alle weiteren Auswertungen.

Wir senden den zu Befragenden eine persönliche Einladung (und ggf. Erinnerungen) zur Befragung, die sich nach Abschlussart oder Studienmodell in der Fragenbogenvariante unterscheiden kann. Es werden sowohl postalische als auch Einladungen per Mail versendet. Im Anschreiben nennen wir den konkreten Studiengang, der Inhalt der Befragung sein soll. Das dient der eindeutigen Abgrenzung zu ggf. anderen Studiengängen, die davor, parallel oder danach studiert wurden bzw. werden.

Unzustellbare postalische Adressen werden nachrecherchiert. Dies geschieht mit dem „adressfactory“-Service der Deutschen Post GmbH. Dafür übermittelt die HSBI Name, Adresse, Geschlecht und Geburtsdatum aller Fälle, die postalisch nicht erreicht werden können. „Adressfactory“ übermittelt aktualisierte Adressdaten an die HSBI sofern vorhanden. Der gesamte Prozess ist mit einer Auftragsdatenverarbeitung (ADV) gemäß Art. 28 EU-DSGVO geregelt. 

Die gespeicherten Adressdaten werden ansonsten für keine anderen Zwecke als für die Einladung und die Erinnerungen zur Teilnahme an der Absolvent*innenbefragung verwendet. Die Adressdaten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Die Befragten, die an der Verlosung teilnehmen möchten oder einen Ergebnisbericht zugesendet bekommen wollen, werden am Ende des Fragebogens gebeten, Name und Mailadresse für den entsprechenden Versand anzugeben.

Das ISTAT erstellt einen hochschulübergreifenden Gesamtdatensatz, der die Angaben aller Absolvent*innen der am Projekt beteiligten Hochschulen enthält. Diese anonymisierten Daten werden ausschließlich zu wissenschaftlichen Zwecken im Rahmen der Hochschul- und Absolvent*innenforschung ausgewertet und entsprechende Ergebnisse publiziert. Bei allen Veröffentlichungen des ISTAT sind keinerlei Rückschlüsse auf einzelne Hochschulen oder Personen möglich.

3. Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Teilnahme an dem Kooperationsprojekt Absolventenstudien (KOAB) ist Art. 6 Abs. 1 lit. e. EU-DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Hochschule gemäß HG NRW § 7 „Qualitätssicherung durch Akkreditierung und Evaluation“ in Verbindung mit § 17 Abs. 4 der Einschreibungsordnung der HSBI sowie § 7 Abs. 1 Evaluationsordnung der HSBI. Die Erhebung personenbezogener Daten für die Durchführung einer Verlosung und/oder Versand eines Ergebnisberichtes im Rahmen des Kooperationsprojektes Absolventenstudien (KOAB) an der HSBI basiert auf einer Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a. EU-DSGVO.

4. Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung

Daten, die für die Einladung zur Teilnahme an der KOAB-Befragung, die Repräsentativitäts- und Plausibilitätsprüfung sowie für die Durchführung einer Verlosung und den Versand eines Ergebnisberichtes verarbeitet werden, werden nach Ablauf der Feldphase gelöscht.

5. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO) bei dem unter 1. angegebenen Kontakt,
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
• das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen (für die Zukunft ab dem Zeitpunkt des Widerrufs). Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO),
• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule Bielefeld zuständigen

Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen    
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: +49.211.38424-0   
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
www.ldi.nrw.de