Datenschutzerklärung des International Office

• Registrierungscode (pro Bewerbung einmalig), Matrikelnummer/Personenkennzeichen
• Stammdaten (Name, Vorname, Akademischer Titel, Matrikelnummer, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Postanschrift, private, berufliche oder studentische E-Mail-Adresse, Sprachkenntnisse, Alter, Passkopie, Aufenthaltsstatus, (Mobil-) Telefonnummer, Heimatinstitution, Funktion)
• Notfallkontakt (Verwandtschaftsverhältnis oder andere nahestehende Personen, Kontaktdaten)
• Daten Schulbildung (Abschluss, Datum, Land)
• Daten des Studiums (z.B. Fachbereich, Fachrichtung, angestrebter Abschluss/Niveau, Semesteranzahl, Land)
• Daten zur Bewerbung (Art der Bewerbung (incoming, outgoing), Studienrichtung, Studienjahr, Mobilitätsprogramm, Semester)
• Dokumente (Motivationsschreiben, Leistungsnachweis, Lebenslauf, Learning Agreements, Grant Agreements, Erfahrungsbericht, Sprachzertifikat, Zeugnisse, Pass, Liste von Veröffentlichungen)
• Daten zum Auslandaufenthalt (Mobilitätspflicht (ja/ nein), Gasthochschule (Land, Schule), Aufenthaltsdauer (Zeitraum), Priorisierung der Aufenthalte), ggfls. Daten zu früheren Aufenthalten an der HSBI (z.B. im Rahmen des „Welcome Center“)
• Steuerrelevante Daten (z.B. bei Gastaufenthalt) (Umsatzsteuer-ID, Kleinunternehmereigenschaft, Steuerbefreiung, Versteuerung im Inland, Versteuerung im Ausland, Angaben zur Künstlersozialkasse)
• Bei erfolgreicher Bewerbung Daten der Auslandsmobilität (Semesterzahl im Ausland, Gasthochschule, Fachbereich, Fach, Niveau (Bachelor oder Master), Austauschprogramm, Stipendium)
• Finanzen (Erasmus Stipendium erhalten (ja/ nein), Erasmus Stipendium beantragen (ja/ nein), Zuschuss aufgrund einer Behinderung (ja/ nein), Sind sie alleinerziehend und planen Sie, ihr Kind mit ins Ausland zu nehmen? (ja/ nein)), ggfls. Arbeitsverträge
• Bankverbindung (BIC/SWIFT, IBAN, Empfänger*in)
• Einwilligungserklärung (Ort, Datum, Unterschrift, der/ des Teilnehmenden) zwecks Durchführung von Interviews, Umfragen, Erstellung von Statistiken etc.
• Welcome Center; Ziel und Zweck: ausländische Wissenschaftler*innen und andere ausländische Gäste, die einen Aufenthalt an der HSBI planen, können den Service des Welcome Centers in Anspruch nehmen; zwecks Planung und Durchführung ihres Aufenthalts werden personenbezogene Daten erhoben. Die Daten werden über ein Formular an die E-Mail-Adresse welcome@hsbi.de weitergeleitet
• International Week: Beratung und Unterstützung zu Personalmobilitäten im Rahmen der International Week an der HSBI; Ziel und Zweck: Für die Teilnahme an der jährlichen International Week an der HSBI werden personenbezogene Daten von HSBI-Mitarbeitenden und ausländischen Wissenschaftler*innen und anderen Gästen erhoben, die für die Organisation, Durchführung und Nachbereitung des Aufenthalts sowie die Auszahlung von Honoraren nötig sind. Die Daten werden über PDF-Formulare erhoben, die die betroffenen Personen selbst ausfüllen und per E-Mail an iw@hsbi.de einreichen; eine Kopie der E-Mail wird an die Gastgebenden geschickt
• NRWege; Ziel und Zweck: Unterstützung von Studierenden und Studieninteressierten mit Fluchterfahrung. Mit der Bewerbung für die studienvorbereitenden Kurse bis hin zur Umsetzung und Organisation der einzelnen Aktivitäten werden Daten erhoben.

• INTutoring; Ziel und Zweck: Betreuungsprogramm für internationale Erstsemesterstudierende. Für die Teilnahme am INTutoring-Programm werden personenbezogene Daten von HSBI-Studierenden erhoben, die für die Organisation, Durchführung und Nachbereitung des Programms nötig sind. Die Daten werden über Anmeldeformulare erhoben, die die Teilnehmenden selbst ausfüllen und per E-Mail an admission@hsbi.de einreichen.

• Internationals@HSBI; Ziel und Zweck: Vorstellung der internationalen Erstsemesterstudierenden an den Fachbereichen mittels grafischer Übersicht/Plakat. Für die Erstellung der Übersicht werden folgende personenbezogene Daten von neueingeschriebenen internationalen HSBI-Studierenden erhoben: Name, Vorname, Herkunftsland, Studiengang. Optional reichen die Studierenden zudem ein Foto ein.

• CAS genesisWorld (Customer Relationship Management Tool (CRM)); Ziel und Zweck: Vermittlung von Informationen zu Mietobjekten in Bielefeld und Gütersloh für internationale Studierende. Folgende Daten zu Vermietenden und Mietobjekten werden über ein Formular erhoben und in CAS genesisWorld bis auf weiteres dauerhaft gespeichert: Kontaktdaten des/der Vermieter*in, Angaben zum Wohnraum. Die personenbezogenen erhobenen Daten werden nach Art. 17 lit. a EU_DSGVO gelöscht, sobald der Zweck wegfällt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten an der HSBI ist Art. 6 Abs. 1 lit. e. EU-DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Hochschule gemäß § 3 HG NRW.

Nach § 13 Abs. 2 lit. a DSGVO wird eine faire und transparente Verarbeitung sämtlicher Erhebungen personenbezogener Daten garantiert. Im Falle der Wahrnehmung der Mobilität, der Teilnahme an einer Veranstaltung, der Annahme eines Stipendiums, der Teilnahme an einer Studienvorbereitung oder einem sonstigen Vorhaben, Aufenthalt, Projekt etc. und ggfls. damit verbundenen Geldleistung werden die erhobenen Daten gespeichert. Nach Beendigung der zweckgebundenen Erhebung und Speicherung der Daten werden diejenigen personenbezogenen Daten weiterhin gespeichert, zu deren Aufbewahrung die Hochschule Bielefeld gesetzlich verpflichtet ist. Auch kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden für die Verteidigung gegen die Geltendmachung von Ansprüchen gegen die Hochschule Bielefeld (entsprechend der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren). Zudem können Daten zu Zwecken des Alumni-Managements oder der Vorbereitung weiterer Mobilitäten bis auf weiteres gespeichert werden. Im Falle einer Absage werden die Bewerbungsunterlagen einschließlich E-Mail-Adresse nach Fortfall des Zwecks der Datenverarbeitung gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht für eine längerfristige Aufbewahrung besteht.

Die HSBI übermittelt die oben genannten Daten - auf Grundlage von Zuwendungsverträgen - zudem an die Europäische Kommission (EU), den Deutschen Akademischen Austauschdienst (DAAD), Behörden und Institutionen (z.B. an das MKW). Für die Nominierung für ein Auslandssemester werden einige oder alle der oben genannten Daten an die Partnerhochschulen der HSBI weitergeleitet. Außerdem übermittelt die HSBI – auf Grundlage des Außenwirtschaftsrechts – die oben genannten Daten zur exportkontrollrechtlichen Prüfung an das BAFA und  Reguvis Fachmedien.
Diese Übermittlung erfolgt auf der Basis der Aufgabenerfüllung der Hochschule gemäß § 3 HG NRW.

Sofern technische Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 EU-DSGVO.

Betroffene Personen haben die Rechte aus den Art. 15 – 22 DSGVO, im Einzelnen: 

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Betroffenen Personen können sich mit einer Beschwerde an die für die HSBI zuständige Aufsichtsbehörde in Datenschutzangelegenheiten wenden, wenn Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bestehen (Art. 77 DSGVO)

Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist: 

Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit

Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestraße 2-4

40213 Düsseldorf

Telefon:    0211-38424-0
E-Mail:      poststelle@ldi.nrw.de

Hochschule Bielefeld           

Interaktion 1

33619 Bielefeld

Tel.:       0521 106-01      

Web.:    https://www.hsbi.de

E-Mail:  international.office@hsbi.de

Tel.:       0521 106-70215              

Web.:    https://www.hsbi.de/internationales

Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch unter der Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:

E-Mail:  datenschutzbeauftragte@hsbi.de

Tel.:       0521 106-7743  

Web.:    https://www.hsbi.de/datenschutzbeauftragte