Informationen für Gastgebende

Wenn Sie Gäste oder neue Mitarbeitende aus dem Ausland empfangen möchten, informieren Sie bitte möglichst frühzeitig das Welcome Center. Die Gäste können sich dafür über unser Anmeldeformular registrieren. Wir bieten dann Beratung und Unterstützung zu folgenden Themen:

• Notwendigkeit einer exportkontrollrechtlichen Prüfung
• Stipendien, Gehalt, Steuern und Rente
• Visum, Aufenthaltsgenehmigung und Behördengänge
• Anreise und Unterkunft
• (hochschul)kulturelle Fragen und Sprachkurse
• Versicherungen, medizinische Versorgung, Bankkonto
• Kinderbetreuung, Schule und andere Familienfragen

Die Einladung von Gastwissenschaftler*innen und die Einstellung ausländischer Mitarbeitender muss in der Regel exportkontrollrechtlich geprüft und freigegeben werden. Das gilt insbesondere dann, wenn die Gäste/Mitarbeitenden nicht aus der EU, Australien, Island, Japan, Kanada, Neuseeland, Norwegen, der Schweiz, Liechtenstein, dem Vereinigten Königreich oder den USA kommen. Hintergrundinfos dazu finden Sie hier.

Wir unterstützen Sie bei der Einleitung der exportkontrollrechtlichen Prüfung. Erst nach erfolgreicher Prüfung dürfen Einladungen ausgestellt und Forschungsplätze zugesagt werden.

Falls Sie einen ausländischen Gast empfangen wollen, aber die Finanzierung noch unklar ist, beraten wir Sie gern zu verschiedene Optionen und unterstützen beim Erstellen der nötigen Bewerbungsdokumente seitens der HSBI (z. B. Betreuungszusage, Einladungsschreiben, etc.):

• Förderprogramme für Mitarbeitende an Erasmus+-Partnerhochschulen
• Stipendiendatenbank des Deutschen Akademischen Austauschdienstes (DAAD)
• Förderprogrammdatenbank der Alexander-von-Humboldt-Stiftung
• Förderungsübersicht von Research in Germany

Je nachdem, wie lange und aus welchem Land Ihr Gast bzw. neue*r Mitarbeiter*in nach Deutschland kommt, ist für den Aufenthalt eventuell ein Visum und/oder eine Aufenthaltsgenehmigung nötig. Der Visumsantrag kann mehrere Monate in Anspruch nehmen und sollte daher möglichst früh gestellt werden. Für die Erteilung wird häufig ein Einladungsschreiben oder eine Aufnahmevereinbarung seitens Ihres Fachbereichs gebraucht. Wir informieren Sie gern, welche Dokumente nötig sind, und stellen Ihnen Vorlagen bereit.

Das Welcome Center stellt Ihnen auf Anfrage für neue internationale Mitarbeitende oder Gastwissenschaftler*innen gern eine Welcome Bag zusammen. Darin sind Informationen zur HSBI, zur Region OWL und kleine Willkommensgeschenke enthalten.

Das Dezernat für Personal und Organisation stellt im Intranet Leitfäden für die Einführung neuer Mitarbeiter*innen bereit. Achten Sie darauf, neuen Mitarbeiter*innen aus dem Ausland Einstellungspat*innen zuzuweisen, da viele Abläufe an einer deutschen Hochschule sich von denen im Heimatland unterscheiden können. Abgedeckt werden sollten zum Beispiel die Themen:

• Begrüßung am ersten Tag an der HSBI
• Führung durch die Hochschule und den Fachbereich
• Bekanntmachen mit Kolleg*innen
• Nutzung der CampusCard (Gastwissenschaftler*innen haben keine CampusCard)
• Essens-Möglichkeiten auf dem Campus
• Hochschulkultur (duzen oder siezen und Dresscode am Fachbereich; Hierarchien und Rollenverständnis, z. B. auch zwischen Lehrenden und Studierenden)
• Drucken, telefonieren, WLAN und Intranet
• Arbeitszeiterfassung, Überstunden, Urlaub, Krankmeldung, Dienstreisen

Wenn Gäste aus dem Ausland nur für eine kurze Zeit nach Bielefeld kommen, fragen uns Gastgebende oft, was für ein Programm sie für die Gäste zusammenstellen können. Hier ein paar Vorschläge:

• Teilnahme an Arbeitstreffen von Forschungsgruppen
• Hospitation in Lehrveranstaltungen oder internationale Inputs in Lehrveranstaltungen
• Besuche bei Kooperationspartner*innen (Unternehmen, soziale Einrichtungen, Kulturinstitutionen etc.)
• Q&A mit Studierenden zum Studium an der HSBI und an der Heimathochschule des Gastes
• Vorstellung der Heimathochschule des Gastes (z. B. in einer Lehrveranstaltung, um Studierende für Auslandsaufenthalte zu gewinnen) oder in einem Arbeitstreffen (um bei Kolleg*innen Interesse an einem Gegenbesuch zu wecken)
• Campus-Führung und Vorstellung der HSBI (auf Anfrage durch das Welcome Center)
• Gemeinsames Mittagessen in der Cafeteria / Mensa
• Gemeinsames Abendessen in der Innenstadt (wir stellen gern eine Liste mit möglichen Restaurants zur Verfügung)
• Gemeinsame Besichtigung von Sehenswürdigkeiten in OWL (wir stellen gern eine Liste mit möglichen Sehenswürdigkeiten zur Verfügung)