Drehgenehmigung Orte Bielefeld Einwilligung von Personen in die Anfertigung und Veröffentlichung von Foto-/Film- und Ton-/Sprachaufnahmen
In Lehrvideos, Podcasts oder Fotos können Personen mit ihrem Bild oder ihrem Ton auftauchen. Zum Beispiel der Referent eines Vortrags, Statist*innen / Schauspieler*innen in einem Lehrfilm, zufällig oder absichtlich durchs Bild laufende Studierende oder Expert*innen bei einer Podcast-Folge.
Von diesen Personen benötigen Sie eine unterschriebene Datenschutzerklärung gem. Art. 13 DSGVO und eine schriftliche Einwilligungserklärung für die Nutzung der medialen Inhalte, in denen diese Personen wahrnehmbar sind.
Eine für viele Anwendungsfälle nutzbare Einwilligungserklärung stellen wir Ihnen zum Download bereit:
Von diesen Personen benötigen Sie eine unterschriebene Datenschutzerklärung gem. Art. 13 DSGVO und eine schriftliche Einwilligungserklärung für die Nutzung der medialen Inhalte, in denen diese Personen wahrnehmbar sind.
Eine für viele Anwendungsfälle nutzbare Einwilligungserklärung stellen wir Ihnen zum Download bereit:
Download
Als Ersteller eines Videos oder eines Podcast füllen Sie die Einwilligungserklärung vorher aus, so dass der Einwilligende nur noch unterschreiben muss.
Hinweise und Tipps zum Ausfüllen:
Thema/Anlass
Nennen Sie hier z.B. den Namen Ihres Projektes, die HSBI Bielefeld als Hochschule, weitere am Projekt beteiligte Hochschulen oder die Projektförderung.
Name und Anschrift des Verantwortlichen
Wenn der Medieninhalt im Rahmen Ihrer Tätigkeit für die HSBI Bielefeld entsteht, dann brauchen Sie hier nichts ändern.
Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten
Wenn der Medieninhalt im Rahmen Ihrer Tätigkeit für die HSBI Bielefeld entsteht, dann brauchen Sie hier nichts ändern.
Datenverarbeitung im Rahmen der Anfertigung und Veröffentlichung von Fotos und Filmaufnahmen
Abschnitt 4 bezieht sich auf den Gegenstand der Einwilligung, also auf das Video in dem der Einwilligende auftaucht oder auf den Podcast in dem seine Stimme zu hören ist.
4a) Umfang der Datenverarbeitung
4a) Umfang der Datenverarbeitung
- Handelt es sich um Foto-, Video- oder Audioaufnahmen, kreuzen Sie an:„Mediale Inhalte, in denen Sie wahrnehmbar sind“.
- In einem Podcast nennen Sie wahrscheinlich zusätzlich den „Vornamen und Nachnamen“ Ihres Interviewpartners.
- In einer Vortragsaufzeichnung eines Keynote-Speakers auf einer Konferenz gibt es vielleicht einen Abspann mit der E-Mailadresse des Referenten.
- Das Geburtsdatum wird eher selten in Bild oder Audio verarbeitet werden. Die Datenschutzerklärung gem. Art. 13 DSGVO sieht aber vor, dass auch hierzu eine Aussage getätigt wird – auch wenn es das Nicht-Ankreuzen ist.
4b) Zwecke der Datenverarbeitung
- Beschreiben Sie den Zweck der Datenverarbeitung möglichst genau. Vorlagentexte für den Zweck „Öffentlichkeitsarbeit / Unternehmenskommunikation“ und für den Zweck „Veröffentlichung als OER-Material“ finden Sie im Einwilligungsdokument und hier: [Kopieren Sie den Text und fügen Sie ihn in die graue Box ein. Die Beispiele löschen Sie dann.]
- Beispiel 1: Öffentlichkeitsarbeit / Unternehmenskommunikation: Die Verarbeitung Ihrer oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu… „im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit die HSBI Bielefeld das Forschungsprojekt XY / die Aktivitäten des Z-Instituts vorzustellen. Die oben genannten personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit gegebenenfalls sowohl der externen Öffentlichkeit (Medien wie Zeitungen, Radio- und TV-Sender etc.) zur Verfügung gestellt als auch intern den Mitarbeitern der Fachhochschule Bielefeld (Intranet, Mitarbeiterzeitschrift) zugänglich gemacht. Die Unternehmenskommunikation umfasst die externe und interne Kommunikation, Online-Kommunikation sowie soziale Medien.“
- Beispiel 2: Veröffentlichung als OER-Material Die Verarbeitung Ihrer oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu… „im Rahmen des Projektes XY als Open Educational Resources (OER) veröffentlicht zu werden. Die oben genannten personenbezogenen Daten werden in offen lizenzierten Bildungsmaterialien verwendet. In gewissem Rahmen erlauben OER auch Nachnutzenden innerhalb und außerhalb der HSBI Bielefeld diese Materialien zu vervielfältigen, zu bearbeiten und erneut zu veröffentlichen.“.
4c) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Den Abschnitt lassen Sie unverändert.
4d) Weitere Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Die Tabelle ist zum Ankreuzen vorbereitet. Die vier Gegenstände der Einwilligung, die Sie bei Punkt 4a angekreuzt haben, werden ggf. genauer definiert, damit der Einwilligende weiß, wer seine persönlichen Daten sehen wird.
Beispiel: Soll ein Video für die Öffentlichkeitsarbeit der HSBI Bielefeld genutzt werden oder soll es mit einer Creative Commons Lizenz veröffentlicht werden (als OER), dann kreuzen Sie „weltweit öffentlich sichtbar“ an:
Den Abschnitt lassen Sie unverändert.
4d) Weitere Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Die Tabelle ist zum Ankreuzen vorbereitet. Die vier Gegenstände der Einwilligung, die Sie bei Punkt 4a angekreuzt haben, werden ggf. genauer definiert, damit der Einwilligende weiß, wer seine persönlichen Daten sehen wird.
Beispiel: Soll ein Video für die Öffentlichkeitsarbeit der HSBI Bielefeld genutzt werden oder soll es mit einer Creative Commons Lizenz veröffentlicht werden (als OER), dann kreuzen Sie „weltweit öffentlich sichtbar“ an:
DSGVO - Datenverarbeitung im Rahmen der Anfertigung und Veröffentlichung von Fotos und Filmaufnahmen - Weitere Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
4e) Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Nach heutiger Gesetzeslage ist die Einwilligungserklärung solange aufzubewahren solange die personenbezogenen Daten des Betroffenen verarbeitet werden, vorausgesetzt es gibt bis dahin keine Gesetzesänderung mit abweichendem Regelungsgehalt. Es gibt keine Fristen wie z.B. „10 Jahre lang“ oder „30 Jahre lang“ oder „so lange wie das Projekt dauert“.
Das bedeutet also, dass Sie die Einwilligungen auch über die Dauer eines Projektes hinaus aufbewahren müssen.
Nach heutiger Gesetzeslage ist die Einwilligungserklärung solange aufzubewahren solange die personenbezogenen Daten des Betroffenen verarbeitet werden, vorausgesetzt es gibt bis dahin keine Gesetzesänderung mit abweichendem Regelungsgehalt. Es gibt keine Fristen wie z.B. „10 Jahre lang“ oder „30 Jahre lang“ oder „so lange wie das Projekt dauert“.
Das bedeutet also, dass Sie die Einwilligungen auch über die Dauer eines Projektes hinaus aufbewahren müssen.
Einwilligungserklärung
Hier sind Angaben in einem Umfang zu machen, die uns erlauben die Einwilligenden zu identifizieren und mit ihnen zu kommunizieren. So können Sie dem Art. 7 Absatz 1 DSGVO nachkommen, der festlegt, dass der datenschutzrechtlich Verantwortliche nachweisen können muss, dass die betroffene Person auch tatsächlich eingewilligt hat.
Die Angabe des Namens ist ggf. nicht ausreichend um einen Einwilligenden eindeutig zu identifizieren. Fügen Sie auch das Geburtsdatum hinzu.
Die Angabe einer Telefonnummer oder eine Email-Adresse dient dazu, mit der betroffenen Person bei Bedarf später kommunizieren zu können.
Der Einwilligende darf auch digital unterschreiben. Eine Papierversion ist nicht erforderlich.
Die Angabe des Namens ist ggf. nicht ausreichend um einen Einwilligenden eindeutig zu identifizieren. Fügen Sie auch das Geburtsdatum hinzu.
Die Angabe einer Telefonnummer oder eine Email-Adresse dient dazu, mit der betroffenen Person bei Bedarf später kommunizieren zu können.
Der Einwilligende darf auch digital unterschreiben. Eine Papierversion ist nicht erforderlich.
Archivieren Sie die Einwilligung als PDF-Datei.
Einwilligungen dürfen widerrufen werden
Seien Sie sich bewusst, dass eine Einwilligung gemäß der DSGVO jederzeit widerrufen werden darf. Sie müssen bei einem Widerruf dann aufhören, das betroffene Material weiter bereitzustellen oder die Person, die die Einwilligung zurückzieht, aus dem Material entfernen. Im Kern können Sie aber davon ausgehen, dass dies äußerst selten geschehen wird.
Widerruf bei Material das CC-lizenziert wurde
Wenn Sie Ihre Medien mit einer CC-Lizenz versehen haben und auf einer Webseite bereit gestellt haben, dann können Sie das dort schon heruntergeladene Material ja nicht gänzlich widerrufen, da es sich bereits im Umlauf befindet. Strenggenommen können CC-Lizenzen nicht zurückgenommen werden. Sehr wohl können Sie aber dafür sorgen, dass Sie selbst die Ursprungsdatei nicht weiter zum Download anbieten. Stoppen Sie die weitere Verbreitung und entfernen Sie die Person, die die Einwilligung zurückzieht, aus einer erneuten Veröffentlichung.
Seien Sie sich bewusst, dass eine Einwilligung gemäß der DSGVO jederzeit widerrufen werden darf. Sie müssen bei einem Widerruf dann aufhören, das betroffene Material weiter bereitzustellen oder die Person, die die Einwilligung zurückzieht, aus dem Material entfernen. Im Kern können Sie aber davon ausgehen, dass dies äußerst selten geschehen wird.
Widerruf bei Material das CC-lizenziert wurde
Wenn Sie Ihre Medien mit einer CC-Lizenz versehen haben und auf einer Webseite bereit gestellt haben, dann können Sie das dort schon heruntergeladene Material ja nicht gänzlich widerrufen, da es sich bereits im Umlauf befindet. Strenggenommen können CC-Lizenzen nicht zurückgenommen werden. Sehr wohl können Sie aber dafür sorgen, dass Sie selbst die Ursprungsdatei nicht weiter zum Download anbieten. Stoppen Sie die weitere Verbreitung und entfernen Sie die Person, die die Einwilligung zurückzieht, aus einer erneuten Veröffentlichung.